Työn tuottavuus ei kasva loputtomalla tehostamisella

Onko sinun organisaatiossasi data hajaantunut verkkolevylle, pilvipalveluihin, tietokoneille ja sähköposteihin? Entä joutuvatko työntekijät kirjaamaan saman asian useaan eri järjestelmään?

Ne ovat varoitusmerkkejä, jotka kertovat siitä, että työn tuottavuutta voisi parantaa merkittävästi pienilläkin asioilla, sanoo työelämäasiantuntija Iina Welling.

Monessa organisaatiossa ajatellaan yhä, että työn tuottavuus parantuu työntekijöiden tehokkuutta lisäämällä. Jossain vaiheessa raja tulee kuitenkin vastaan, ja monella on tullut jo: noin kahdeksalla prosentilla suomalaisista on todennäköinen työuupumus, selviää Työterveyslaitoksen Miten Suomi voi -tutkimuksesta.

"Organisaatiossa, jossa työarki on sujuvaa, on aikaa ihmiselle".

Tutkimuksen yhteydessä kesällä 2025 teetetyssä kyselyssä vain 39 prosenttia vastanneista kertoi kokevansa työkykynsä hyväksi. 22 prosenttia kertoi miettineensä usein irtisanoutumista työstään.

”Kukaan ei pysty tekemään määräänsä enempää ja koko ajan nopeammin. Ei ole kestävää puristaa ihmisestä viimeisetkin pisarat kerta toisensa jälkeen”, Welling sanoo.

Hänen mukaansa tuottavuutta täytyy oppia lisäämään kestävämmillä keinoilla.

Arjen yksinkertaistaminen lisää tuottavuutta

Tietotyössä työntekijää kuormittaa usein tietotulva ja arjen monimutkaisuus. Aikaa saattaa kulua kymmenien tai jopa satojen järjestelmien parissa, kun tietoa etsitään ja syötetään ja dokumentteja arkistoidaan useisiin paikkoihin. Se syö työn tuottavuutta merkittävästi, Welling sanoo.

”Työkalujen on oltava kunnossa. Jos ihminen kaivaa lapiolla ojaa, ei hän voita kaivinkonetta, vaikka kaivaisi kuinka tehokkaasti. Työn tuottavuutta on vaikea lisätä, jos järjestelmät ovat tehottomia.”

Hän kertoo, että esimerkiksi sairaanhoitajan työajasta jopa puolet voi mennä siihen, että asioita kirjataan erilaisiin järjestelmiin. Jos ihminen ei pääse tekemään työtään kunnolla siksi, että järjestelmät haukkaavat suuren osan työajasta, motivaatio laskee, Welling huomauttaa.

"Mitä sujuvampaa arki on, sitä tuottavampaa työ on"

Työn tuottavuutta pitäisi hänen mukaansa lisätä tekemällä työarjesta aiempaa yksinkertaisempaa ja sujuvampaa. Kun työnteko on sujuvaa, on arjesta poistettu sitä hidastavat tai estävät tekijät. Se lisää yrityksen tuottavuutta ja kilpailukykyä.

Tietotyössä työ sujuvoituu, kun järjestelmäviidakkoa karsitaan ja koneille siirretään mekaaniset ja manuaaliset työt, joihin ihmistä ei välttämättä tarvita – ja joiden tekemisen moni ihminen kokee puuduttavaksi. Sellaisia ovat Wellingin mukaan esimerkiksi arkistointi sekä tiedon- ja dokumentinhallinta. Näin ihmiselle jää aikaa tehdä sellaisia työtehtäviä, joissa hänen panoksensa kasvattaa tuottavuutta.

”Mitä sujuvampaa arki on, sitä tuottavampaa työ on”, Welling toteaa.

Jatkuvat keskeytykset laskevat tuottavuutta

Toinen tietotyön tuottavuutta merkittävästi vähentävä seikka ovat jatkuvat keskeytykset. Mitä enemmän ihminen joutuu työssään käyttämään erilaisia järjestelmiä ja vastaanottamaan niiden lähettämiä ilmoituksia, sitä useammin työnteko keskeytyy.

Tietotyö vaatii syventymistä ja keskittymistä. Jos keskeytyksiä tulee koko ajan, ei ihminen pääse koskaan syventymään työhönsä kunnolla. Se kuormittaa työntekijää. Kun työntekijän arjesta taas on poistettu turhia työn tekemistä haittaavia häiriötekijöitä ja muita esteitä, työhyvinvointi lisääntyy.

”Kun työssä on mahdollisuus onnistua, on työnteko mielekästä. Se lisää motivaatiota ja sitoutumista työhön”, Welling sanoo.

Hänen mukaansa johto ajattelee monessa organisaatiossa työarjen olevan jo sujuvaa, vaikka työntekijöiden kokemus saattaa olla toisenlainen. Siksi hän kehottaa johtajia kuuntelemaan työntekijöitään.

”Lähes jokaisessa organisaatiossa riittää parantamisen varaa.”

Sujuva työarki vapauttaa aikaa luovuudelle

Kun mekaaninen työ ja lukuisat järjestelmät eivät kuormita työntekijää, vapautuu häneltä aikaa kehittämiselle ja luovuudelle, Welling sanoo.

”Luovuus vaatii aikaa ja synnyttää innovaatioita. Jos vain suoritamme työtämme, emme koskaan ehdi ihmetellä, miksi teemme asiat kuten teemme. Niistä ihmetyksistä syntyy usein oivalluksia, jotka helpottavat työtämme.”

"Tuottavuuden kasvu yrityssektorilla on keskeinen tekijä, jolla voidaan tukea talouden kasvua."

Yrityssektorin työn tuottavuuden keskimääräinen vuosikasvu on ollut Suomessa hidasta vuonna 2007 alkaneesta finanssikriisistä lähtien, kerrotaan Suomen Pankin artikkelissa.

Welling kehottaa organisaatioita etsimään rohkeasti tapoja vapauttaa aikaa luovuudelle. Se kannattaa, sillä kuten Suomen Pankin artikkelissa todetaan, tuottavuuden kasvu yrityssektorilla on keskeinen tekijä, jolla voidaan tukea talouden kasvua.

”Uteliaisuutta ja luovuutta täytyy ruokkia. Se on avain tuottavuuden kasvuun.”

Aikaa ihmisille

Organisaatiossa, jossa työarki on sujuvaa, on aikaa ihmiselle, Welling sanoo.

Jos kyseessä on asiakkaita palveleva yritys, aikaa käytetään asiakkaan kuunteluun ja hyvän mielen varmistamiseen. Jos kyseessä on sairaanhoitoa tarjoava organisaatio, on siellä aikaa keskittyä potilaisiin: kuunnella heidän murheitaan ja varmistaa, että potilas saa parasta mahdollista hoitoa.

Lopputuloksena on tyytyväinen ja asiakas, joka kokee saaneensa hyvää palvelua tai hoitoa. Lopputuloksena on myös tyytyväinen työntekijä, joka kokee voivansa hoitaa työnsä hyvin. Sen lisäksi hänelle jää aikaa olla luova ja innovatiivinen.

”Kun työntekijä on tyytyväinen, hänellä on kapasiteettia antaa parasta mahdollista eteenpäin kollegoille, asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.”