Onnistumistarinat
Työstä tuli sujuvampaa ja rahaa säästyi, kun Toyota Autotalot päätti uudistaa dokumentinhallintansa. Hankinnan ylläpito on helpottunut ja asiakirjojen löydettävyys parantunut, kertoo Autotalojen Jussi-Matti Kuusi.
”Meidän tehtävämme on myydä, vuokrata ja huoltaa autoja, ei käyttää aikaa arkistointiin”, sanoo Toyota Autotalojen kehityspäällikkö Jussi-Matti Kuusi.
Se on syy, jonka vuoksi Toyota Autotalot päätyi kaksi vuotta sitten siirtämään dokumentinhallintansa Wellbitille.
Kuusi kertoo, että ennen sähköisen arkistoinnin aikakautta Autotaloilla oli samankaltainen tilanne kuin monella muullakin yrityksellä: arkistoidut paperit täyttivät kokonaisen huoneen.
”Myymme vuosittain kolmatta tuhatta autoa. Kaupoista tehdään esimerkiksi myynti- ja rahoitussopimuksia sekä sopimuksia vanhan auton ostosta. Sivuja siis kertyy”, Kuusi sanoo.
Toyota Autotalojen ja Wellbitin yhteistyö sai alkunsa kuitenkin jo aikaisemmin, kun Lempäälään perustettiin Autotalojen uutta toimipistettä kolmisen vuotta sitten. Toimipisteelle tarvittiin mainosnäyttöjä.
“Mitä helpommin ja automaattisemmin dokumentoinnin voi hoitaa, sitä parempi meille.”
Jussi-Matti Kuusi tilasi näytöt Wellbitiltä. Koska yhteistyö sujui hyvin, päätyi hän tilaamaan Wellbitiltä näyttöjä myös toiselle toimipisteelle.
”Näyttöjä kuntoon värkätessämme tuli sivulauseessa ilmi, että emme olleet tyytyväisiä silloiseen sähköisen arkistoinnin toimittajaamme. Kaipasimme helppoutta tietojen luokitteluun, metatietojen käsittelyyn ja uusien dokumenttilajien määrittelyyn”, Kuusi kertoo.
Kun Kuusi kuuli Wellbitin edustaman dokumentinhallintajärjestelmän Docuwaren vastaavan juuri niihin tarpeisiin, hän kiinnostui järjestelmästä saman tein.
”Siinä on meitä palvelevaa älykästä indeksointia. Mitä helpommin ja automaattisemmin dokumentoinnin voi hoitaa, sitä parempi meille.”
Kuusi päätyi sopimaan Wellbitin kanssa Docuwaren käyttöönotosta.
”Olisimme voineet ostaa järjestelmän muualtakin, mutta Wellbitin palvelualttius oli vakuuttanut minut. Voin luottaa siihen, että he pyrkivät aina ratkaisemaan haasteemme niin, että se kuormittaa meitä mahdollisimman vähän”, Kuusi sanoo.
“Työ ei ole siiloutunut moneen paikkaan.”
Päätöstä puolsi myös se seikka, että Toyota Autotaloille jo muita palveluita tuottava ja sen liiketoimintaa tunteva Wellbit voisi toimittaa useamman palvelun samalta luukulta.
Wellbitin toimitusjohtaja Erkki-Jussi Welling kertoo, että Toyota Autotalojen sopimusaineiston digitoiminen kävi helposti ja nopeasti.
”Kun perusinfra on yhden yrityksen ja sen toimintaympäristön hyvin tuntevan toimittajan takana, on kokonaisuus hallinnassa ja asioista helppo kommunikoida. Työ ei ole siiloutunut moneen paikkaan”, Welling sanoo.
Uusi dokumentinhallintajärjestelmä on tuonut Toyota Autotaloille monenlaisia etuja.
”Meillä on paljon parempi hallinta omaan järjestelmäämme. Hankinnan ylläpito on helpottunut ja asiakirjojen löydettävyys parantunut. Lisäksi olemme saaneet mielenrauhaa, kun tiedämme arkiston olevan kunnossa”, Kuusi sanoo.
Uusi järjestelmä on otettu Toyota Autotaloilla hyvin vastaan. Docuware on Kuusen mukaan helpompi ja selkeämpi käyttää kuin aikaisemmin käytössä ollut järjestelmä, joten muutos on tehnyt työnteosta aiempaa sujuvampaa.
”Kokonaiskustannus on nyt merkittävästi pienempi kuin aikaisemmin.”
”Henkilökunta on kysellyt, miten voisimme lisätä Docuwaren käyttöä entisestään. Tarkoituksemme onkin laajentaa käyttöä seuraavaksi niin, että arkistoimme järjestelmällä myös ne ostotositteet, joissa me ostajan roolissa.”
Docuware on tuonut myös kustannussäästöjä, Kuusi sanoo.
”Kokonaiskustannus on nyt merkittävästi pienempi kuin aikaisemmin. Selvästi edullisempaa on esimerkiksi uuden dokumenttilajin perustaminen.”
Kuusen mukaan Docuwaressa on lukuisia hyödyllisiä ominaisuuksia, joita Toyota Autotalot ei ole vielä hyödyntänyt. Hän uskoo, että tulevaisuudessa ainakin sopimusten automaatiomahdollisuudet toisivat työhön vielä lisää sujuvuutta.
Kuusi kiittelee erityisesti Wellbitin ratkaisukeskeisyyttä. Toyota Autotalojen liiketoimintaa tunteva Wellbit tarjoaa proaktiivisesti ratkaisuehdotuksia huomaamiinsa haasteisiin, hän kertoo. ”Arvostan ratkaisukeskeisyyttä. Se on toki myyntiä, mutta voin luottaa siihen, että takana on aina ajatus siitä, miten me voisimme tehdä työmme paremmin.”
Toyota x Wellbit
Asiakkaan toimiala: Autokauppa, autonvuokraus sekä huoltopalvelut.
Tarjotut ratkaisut: Näytöt ja esitystekniikka sekä Docuware-dokumentinhallintajärjestelmä.
Keskeisimmät hyödyt: Kustannussäästöt, parantunut tiedon löydettävyys ja sujuvampi työarki.
08.09.2025 | Syventävät artikkelit
30.01.2025 | Tiedotteet
Mitäpä jos sinäkin luopuisit turhasta työstä?
