Sysmän kunta käytti tekoälyä nerokkaasti ja säästi valtavasti

Sysmän kunta käytti tekoälyä nerokkaasti hyväkseen rakennuslupa-arkistojen digitoinnissa

Kun Sysmän kunta päätti digitoida 45 hyllymetriä rakennuslupia, hankkeen arvioitiin vievän useita henkilötyövuosia. Tekoälyn avulla projekti kuitenkin vietiin maaliin muutamassa kuukaudessa ja valtavasti perinteisiä tapoja edullisemmin.

Sysmän kunta on erikoinen kunta Suomen kuntien joukossa: vakituisia asukkaita on noin 3500 ja määrä kolminkertaistuu kesäkausien aikana mökkiläisten saapuessa paikkakunnalle. Jos tarkastellaan mökkien määrää suhteessa asukaslukuun, Sysmä on ylivoimainen ykkönen Suomessa – mökkejä on jo yli 4000. 

Iso rakennusten määrä on johtanut siihen, että Sysmän rakennuslupa-arkiston aineiston määrä on huomattava: Paperisia rakennuslupia on arkistossa peräti 45,52 hyllymetriä ja rakennuslupia oli vuodenvaihteessa 2023/24 kaikkiaan 13.524 kpl. Rakennusluvissa arkkikoot liikkuvat A5-arkista suuriin A0-”lakanoihin.” Paperilaadut ja kirjoitusasut vaihtelevat vuosikymmenten välillä paljonkin. Rakennusluvat ovat ikuisesti säilytettäviä asiakirjoja, joita kysytään säännöllisesti kymmenienkin vuosien takaa. Paperiarkistoista noudettaessa materiaalit saattavat vaurioitua ja ihmisten työaikaa kuluu huomattavan paljon. 

Sysmässä uskotaan tekoälyyn ja työn tehostamiseen

”Halusimme saada aineistot sähköisesti haettaviksi. Kun aineisto on kokonaisuudessaan indeksoitu eli tunnistettu ja metatiedotettu kaikilla rakennusluvan olennaisilla arvoilla, kuten rakennuslupanumerolla, kiinteistötunnuksella, osoitteella, rakennuspaikan koordinaateilla yms., aineisto on löydettävissä erittäin helposti. Otimme tavoitteeksemme sähköistää arkiston tekoälyn voimin, jotta projekti vie mahdollisimman vähän aikaa ja rahaa, mutta se mahdollistaa nopean löydettävyyden ja aineiston siirtämisen helposti vaikkapa Kansallisarkiston tulevaan keskitettyyn arkistoon”, sanoo Sysmän kunnan rakennustarkastaja Tapio Tonteri.

”Koko projekti kesti vain muutaman kuukauden ja sen fyysisen osuuden toteutti kaksi henkilöä. Varsinaisen työn teki Wellbitin (WB Solutions Finland Oy) toteuttama täysin automatisoitu skannaustyönkulku, jossa tekoäly toteutti indeksoinnin ja poimi kaikki haluamamme metatiedot. Tämän jälkeen tekoäly antoi metatiedot automatisoidulle ohjelmistorobotille, joka vei tiedot edelleen KuntaNet-paikkatietojärjestelmään. Parhaana yksittäisenä päivänä käsiteltiin jopa 1600 lupakokonaisuutta, joiden tiedot vietiin automaattisesti kahteen eri järjestelmään. Eli reilusti yli 200 lupakokonaisuutta yhden tunnin aikana kahteen järjestelmään metatiedotettuna! Tällainen hanke olisi normaalisti kestänyt useita henkilötyövuosia ja maksanut todella hurjasti enemmän”, sanoo Sysmän kunnan rakennustarkastaja Tapio Tonteri. 

Tekoäly on julkisen sektorin pelastus

”Tekoäly on kaikkien huulilla. Sen todelliset hyödyntämismahdollisuudet ovat jääneet monella tekstien, esitysten, kuvien ja käännösten muokkaamiseen. Todelliset manuaalista työtä vähentävät prosessit ovat olleet hieman hakusessa, mutta Sysmän kaltaisissa projekteissa tekooälyn tarjoamat mahdollisuudet säästää aikaa useita henkilötyövuosia ja tekee kaikkien työstä mielekkäämpää ja merkityksellisempää”, sanoo Wellbitin toimitusjohtaja Erkki-Jussi Welling. 

”Kun tekoäly otetaan mukaan tiedon- ja asianhallinnan sekä monimutkaisten prosessien automatisointiin laajasti, aletaan puhua vuositasolla useiden miljardien säästöistä hallinnollisista rutiineista vapautuneen työajan osalta – tuo aika voidaan kohdentaa vaikkapa potilas- tai muuhun todella tärkeään työhön” Welling toteaa.  

Linkki STT:n uutiseen