Keuruun kaupunki päätti kitkeä järjestelmäviidakon: prosessit tehostuivat, työnteko helpottui ja rahaa säästyi

Jos Keuruulla asuva on viime vuosina hakenut sähköisen asioinnin kautta kaupungin palvelua, on päätös todennäköisesti saapunut aiempaa nopeammin.

Samaan aikaan monen kaupungin työntekijän työ helpottunut ja muuttunut mielekkäämmäksi – ja kaiken lisäksi kaupunki on onnistunut säästämään rahaa. Mitä Keuruulla on oikein meneillään?

”Olemme ottaneet käyttöön uuden dokumentinhallintajärjestelmän parisen vuotta sitten. Se näkyy niin kaupungin työntekijöiden kuin kuntalaistenkin arjessa”, kertoo Keuruun kaupungin hallintovastaava Hanna Lahti.

Digitaalinen arkistointivaatimus käynnisti uudistuksen

Kun Kansallisarkisto velvoitti kaikki kaupungit arkistoimaan pysyvästi säilytettävät asiakirjat digitaalisesti vuodesta 2022 alkaen, alkoi Keuruun hallintojohtaja tiimeineen pohtia, millainen arkistointijärjestelmä palvelisi Keuruun kaupungin työntekijöitä parhaiten.

Keuruulle hankittavan järjestelmän tuli digitaalisen arkistoinnin lisäksi taipua kaupunkiorganisaation moninaisiin tarpeisiin. Kaupunkiorganisaatio on monialayrityksen kaltainen toimija, joka tuottaa muun muassa päivähoidon, koulutoimen, rakennusvalvonnan, ympäristöterveyden, vapaa-ajan ja kulttuurin sekä sisäisiä palkka- ja taloushallinnon palveluita.

”On haastavaa löytää yhtä järjestelmää, joka vastaisi monenlaisiin tarpeisiimme”, Lahti sanoo.

Arkistoinnin lisäksi järjestelmän piti taipua sisäiseen dokumentinhallintaan ja digitaaliseen asiointiin sekä tukea monipaikkatyöskentelyä, sillä osa kaupungin työntekijöistä tekee hybridityötä.

Järjestelmän valinnassa painoi myös mahdollisuus tehostaa työtä. Kunnat joutuvat tasapainoilemaan kasvavien lakisääteisten velvoitteiden ja säästöpaineiden välillä, eikä Keuruu ole poikkeus.

Järjestelmäuudistus työtä tehostamaan

Lahti tiimeineen ehti tutustua moneen erilaiseen järjestelmään, kunnes istahti saman pöydän ääreen Erkki-Jussi Wellingin kanssa.

Welling on yrittäjä ja Wellbit-nimisen yrityksen toimitusjohtaja. Wellbit tarjoaa asiakkailleen moderneja, tekoälyä hyödyntäviä tietohallintaratkaisuja. Lahti sanoo, että Wellingin esittelemä Docuware-järjestelmä onnistui yllättämään hänet.

”Siinä ei lähdetä liikkeelle perinteisestä järjestelmien välisestä liittymärakentamisesta, vaan dokumenttien tallennustapoja ja -kulkuja on helppo muokata ja varioida. Tajusin heti, että järjestelmä voi auttaa meitä tehostamaan työtämme merkittävästi”, Lahti kertoo.

Wellbitin asiakkaina on suomalaisia kuntia, kaupunkeja ja yrityksiä.

”Monella kaupungilla on kasapäin vanhoja järjestelmiä. Jos kunnassa on 10 000 asukasta, on siellä käytössä keskimäärin sata järjestelmää”, Welling sanoo.

Siksi monessa organisaatiossa töitä tehdään järjestelmäviidakossa, jossa järjestelmät eivät keskustele kunnolla keskenään ja iso osa työajasta kuluu tiedonhakuun.

”Kun kerron, että pystymme siirtämään organisaation kaiken datan järjestelmäämme, saan usein epäluuloisia katseita. Monelle on aidosti yllätys, kuinka paljon tiedonhallintaa voi yksinkertaistaa ja helpottaa”, Welling sanoo.

Ei muutosvastarintaa

DocuWare on korvannut Keuruulla monta aikaisemmin käytössä ollutta järjestelmää.

”Olemme säästäneet paljon aikaa, kun sitä ei kulu enää tulostus- ja postitusrumbaan eikä digitaalisten dokumenttien etsimiseen. Ne löytyvät nyt helppokäyttöisellä hakutoiminnolla nopeasti ja tietoturvallisesti sekä toimistolla tai etätöissä”, Lahti kertoo.

Tavallisesti järjestelmäuudistukset saavat aikaan muutosvastarintaa. Lahti kertoo, että niin ei ole tällä kertaa kuitenkaan käynyt.

”DocuWare on ainut tietojärjestelmä, josta en ole kuullut meiltä sisäisesti ainuttakaan soraääntä, päinvastoin. Sitä on jopa toivottu käyttöön niille osastoille, joilla se ei vielä ole käytössä.”

Lahti uskoo sen johtuvan paitsi järjestelmän helppokäyttöisyydestä myös siitä, että DocuWare helpottaa työtä ihan oikeasti – ja tekee siitä lisäksi mielekkäämpää, kun puuduttavat rutiinityöt hoitaa tekoälyavusteinen järjestelmä.

”Voimme vain kipata asiakirjat järjestelmään. Peruskäyttäjän ei tarvitse olla tietoinen esimerkiksi dokumenttien säilytysajoista tai metatiedoista, koska järjestelmä merkitsee tiedot automaattisesti sen perusteella, millaiseksi asiakirjaksi käyttäjä tiedoston määrittelee.”

Kun säästyy aikaa, säästyy rahaa

Seuraavaksi Keuruulla on käynnistymäisillään projekti, jossa aiemmasta järjestelmästä siirretään Docuwareen yli 17 000 dokumenttia.

”Jos ihminen tekisi kaiken sen työn, veisi se valtavasti aikaa ja inhimillisiä virheitä sattuisi väistämättä, koska puuduttavan rutiinityön määrä on valtava. Docuware hoitaa työn hetkessä virheettömästi”, Lahti kertoo.

Ja aika on rahaa, hän muistuttaa.

Lahti yllättyi iloisesti myös siitä, että DocuWare on kustannuksiltaan hyvin maltillinen moneen muuhun järjestelmään verrattuna.

”Asiakirjojen määrä lisääntyy organisaatioissa jatkuvasti. DocuWare taipuu paljon enempään kuin mihin me käytämme sitä nyt, ja tulevaisuudessa hyödynnämme sitä varmasti vielä nykyistä laajemmin.”