Tehokkaan tiedonhallinnan moottori
Kun tieto on hajallaan kansioissa, sähköposteissa ja eri järjestelmissä, ihmisten aikaa kuluu etsimiseen, tallentamiseen ja tiedon siirtämiseen. Tehokas dokumenttienhallintajärjestelmä vähentää turhautumista, säästää aikaa ja mahdollistaa sen, että työntekijät voivat keskittyä tuottavampaan työhön etsimisen sijaan
Dokumenttienhallintajärjestelmä (DMS) on kokonaisuus, joka hallitsee organisaation sähköisiä dokumentteja niiden koko elinkaaren ajan – luomisesta arkistointiin ja lopulta poistamiseen. Wellbitin ratkaisujen ytimessä on DocuWare, joka on palkittu useita kertoja maailman edistyksellisimpänä kokonaisuutena.
Kun etsit tehokasta järjestelmää tiedon- ja dokumentinhallintaan, sinun kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin ominaisuuksiin:
Järjestelmän tulee tänä päivänä mahdollistaa tarvittavien asiakirjojen nopea löytäminen automaattisesti tuotettujen metatietojen ja tekoälyllä indeksoidun sisällön perusteella. Kun tiedät sisällöstä edes jotain ja sinulla on oikeus nähdä asiakirja, löydät sen sekunneissa.
Dokumentit ovat turvallisesti tallessa, suojattuina luvattomalta käytöltä ja katoamiselta. Tietoturva on keskeinen osa tehokasta järjestelmää.
Järjestelmä näyttää aina asiakirjan viimeisimmän version, mutta se mahdollistaa versiohistorian kautta asiakirjan kehityshistorian tarkistamisen. Käyttäjien pitää voida luottaa siihen, että heillä on aina käytössään uusin ja oikea versio tiedostosta.
Tehokas järjestelmä tukee ja automatisoi dokumentteihin liittyviä työvaiheita, kuten asiakirjojen automaattista synnyttämistä, hyväksyntäprosesseja ja tiedon automaattista jakelua eri käyttäjille tai eri järjestelmiin.
Työntekijät pääsevät tarvittaviin dokumentteihin, hyväksymisprosesseihin tai työnkulkuihin käsiksi ajasta ja paikasta riippumatta, myös mobiililaitteilla. Ihannetilanteessa mobiililaitteen kameraa voidaan käyttää paperisten asiakirjojen skannaamiseen osaksi mitä tahansa prosessia – automaattisesti indeksoituna, metatiedotettuna ja luokiteltuna.
Dokumentit tallennetaan järjestelmällisesti ja yhdenmukaisesti tekoälyn avustamana. Nimeämiset, tallennuskohteet, metatiedot, luokittelutiedot jne. poimitaan tai luodaan automaattisesti. Käytön helppoudella ehkäistään tiedon katoamista käyttäjien omiin, erillisiin kansioihin. Dokumentit voidaan luonnollisesti myös julkaista organisaation haluamiin kohteisiin automaattisesti.
Järjestelmä mahdollistaa asiakirjojen automaattisen luokittelun niiden säilytysajan ja julkisuusasteen mukaan. Kun jonkin aineiston elinkaari päättyy, aineisto hävitetään tekoälyn avustamana hallitusti.
Järjestelmä integroituu saumattomasti muihin organisaation käyttämiin järjestelmiin ja prosesseihin. Näin voidaan tehostaa kokonaisvaltaista tiedonhallintaa ja häivyttää vanhat ja kankeat järjestelmät taka-alalle. Helppous koukuttaa.
Wellbit auttaa rakentamaan tiedonhallinnan, jossa oikea tieto löytyy nopeasti, dokumentit ohjautuvat oikeaan paikkaan ja toistuvat työvaiheet voidaan automatisoida. Näin säästyy aikaa tuottavampaan ja mielekkäänpään työhön.
