Tiedonhallinnan ydin ja lakien mukainen turva
Sähköisellä arkistoinnilla varmistetaan tärkeiden asiakirjojen ja tietojen säilyttäminen, turvallisuus ja saatavuus lakien ja asetusten mukaisesti. Erityisesti julkisella sektorilla arkistoinnin vaatimukset ovat tiukat ja laaja osa aineistoista luokitellaan pysyvästi säilytettäväksi. Tämä asettaa järjestelmälle erityisiä vaatimuksia.
Wellbitin sähköisen arkistoinnin ratkaisu perustuu DocuWare-järjestelmään, joka on mm ISO27001-tietoturvasertifioitu, ISO9001-laatusertifioitu sekä Sähke2-sertifioitu kokonaisuus.
Sen avulla tietoa voidaan hallita luotettavasti ja pitkäaikaisesti ja tiedot voi halutessaan siirtää myös muihin järjestelmiin erittäin helposti.
Arkistointijärjestelmän hankinnassa tulee ottaa huomioon seuraavat asiat:
Julkisen sektorin toimijoiden on noudatettava lainsäädäntöä, joka velvoittaa asiakirjojen säilyttämiseen järjestelmällisesti ja turvallisesti.
Sähköisen arkistoinnin tulee varmistaa tietojen luotettava suojaus sekä asiakirjojen alkuperäisyyden, eheyden ja käyttökelpoisuuden säilyttäminen hyvinkin pitkällä aikavälillä.
Parhaimmillaan sähköinen arkistointi tehostaa ja nopeuttaa asiakirjojen löydettävyyttä valtavasti. Tämä helpottaa niiden käyttöä ja tarkistamista esimerkiksi tietopyyntöjen yhteydessä.
Parhaimmillaan organisaatioilla on vain yksi sähköinen arkisto/tietovaranto, jonne voidaan arkistoida missä tahansa järjestelmässä digitaalisena syntynyt aineisto erikseen digitoitavan analogisen (paperiarkistot) aineiston ohella. Automaattisesti.
Kansallisarkisto tarjoaa mahdollisuuden siirtää pysyvästi säilytettävät aineistot omaan järjestelmäänsä. Parhaimmillaan Wellbitin suljetun ympäristön tekoälyä hyödyntävä ratkaisu voi tehdä siirrot automaattisesti, jolloin mikä tahansa organisaatio voi säästää jopa useita henkilötyövuosia prosesseista, joissa ihminen ei tuo mitään lisäarvoa.
Julkisella sektorilla arkistoidaan tyypillisesti oppilastietoja, potilastietoja, taloustietoja, henkilöstöhallinnon aineistoja, rakennusvalvonnan aineistoja ja asianhallinnan asiakirjoja.
Wellbitin toimittama arkistointikokonaisuus on investointi, joka parantaa organisaation tiedonhallintaa, virtaviivaistaa prosesseja ja varmistaa kriittisen tiedon säilymisen tulevaisuutta varten.
