Tiedonhallinnan rooli eri organisaatioiden menestykselle kasvaa

Onko eri lähteissä olevaa tietoa vaikea hallita?

Aiheuttaako tiedon siirtyminen eri kohteiden välillä turhaa työtä ja harmaita hiuksia?

Ovatko työntekijät kuormittuneita ja olisi tarve tehdä enemmän?

Huolettaako tietoturva?

Ovatko työkalut ja eri ohjelmistot hankalia ja monimutkaisia käyttää?

Jos vastaus johonkin esitetyistä kysymyksistä oli Kyllä, vahva suositukseni on jatkaa lukemista. Tiedonhallinnan rooli eri organisaatioiden menestykselle kasvaa. Tiedon määrä kasvaa jatkuvasti eksponentiaalisesti ja sen hallitseminen on yhä suurempi haaste lähes jokaisessa organisaatiossa nyt ja tulevaisuudessa. Puutteet tiedonhallinnassa ja siitä seuraavat haasteet kertaantuvat ja monimutkaistuvat ajan saatossa. Vaikka havaittavia haasteita ei vielä olisikaan, on suurta viisautta pysähtyä asian äärelle ja katsoa tulevaisuutta kriittisesti tämäkin liiketoiminnan osa-alue huomioiden.

Tiedon täytyy olla käytettävässä muodossa, luotettavaa ja laadukasta, jotta liiketoimintaa voidaan pyörittää tehokkaasti ja keskittyä oleelliseen, tuottavaan tekemiseen. Nyt ja tulevaisuudessa. Tiivistettynä tiedonhallinta on tiedon keräämistä, organisointia ja tallentamista niin, että tieto saadaan käyttöön tarkoituksenmukaisesti ja hallitusti. Oleellisena osana tiedonhallintaa ovat tiedon saatavuus ja luovuttaminen, kysymykset tietoturvasta ja tietosuojasta sekä tiedon koko elinkaaren pohtiminen. Nämä asia koskettavat nykyään ihan joka kokoluokan yritystä, ja onneksi monenlaista apua ja ratkaisujakin löytyy niin kevyitä kuin järeämpiäkin.

Yleisenä tiedonhallinnan haasteena toimialarajat ylittäen on nykypäivänä tiedon pirstaloituminen eri järjestelmiin ja tietopankkeihin. Isona ongelmana on myös tiedon siirtyminen eri kohteiden välillä ja siitä aiheuttaa merkittäviä henkilöresurssien kulutusta organisaation eri toiminnoissa ja työnkuluissa. Haasteena voi olla myös tiedon tallentaminen ja sen löytyminen oikeasta paikasta – myös etätyöskenneltäessä. Entä kuinka ja kuka hallitsee tiedon käyttöoikeuksia ja versionhallintaa? Luotettavat ja helpot keinot siihen ovat usein vain toiveunia. Saati jos lähdetään puhumaan tiedon elinkaaresta ja sen hallinnasta automatisoidusti. Lainsäädäntö määrittelee vahvasti esimerkiksi henkilötietojen säilyttämisestä. Ja nyt käsi sydämelle, onko teidän organisaatossanne kaikki henkilötietoja sisältävä dokumentaatio GDPR:n mukaisesti käsiteltyä ja tallessa tai anonymisoituna tai poistettuna, kun säilytystarve on poistunut?

Tiedonhallinnan merkitys ja haasteet ovat läsnä eri toiminnoissa läpi koko organisaation. Tiedonhallinnan yleisiä käyttökohteita ovat muun muassa sopimushallinta, henkilöstöhallinto, myynnin ja markkinoinnin dokumentaatio, tuotekehitys, laadunvalvonta ja laatudokumentaatio, työnkulkujen automatisointi eri järjestelmien välillä, eri hyväksyntäkierrokset esimerkiksi laskuissa tai sopimuksissa ja weblomakkeiden käyttö tiedon keräämisessä ja automatisoidussa tallentamisessa. Sama työ on mahdollista tehdä vähemmillä resursseilla tai samoilla resursseilla on mahdollista saavuttaa entistä enemmän. Työskentelyyn tulee lisää tehokkuutta ja on mahdollisuus keskittyä ydintoimintoihin, jolloin tuottavuus on parempaa. Yhtenä vaihtoehtona on myös optimoida toimintaa rakentamalla työnkulkuja ja automaatiota, joka vähentää turhia manuaalisia prosesseja.

Tiedon tehokas hyödyntäminen vaatii yhä useammin moderneja työkaluja. Älykkään tiedonhallinnan avulla tieto on mahdollista pitää luotettavasti ja hallitusti tallessa. Tieto on mahdollista saada liikkumaan automatisoidusti eri järjestelmien välillä, eikä tiedonhallintajärjestelmästä tarvitse tehdä itsetarkoitusta kaikelle muulle tekemiselle. Toki monessa tapauksessa tiedonhallintaratkaisu halutaan nimenomaan selkeäksi omaksi kokonaisuudekseen. Tiedonhallinnan kokonaisuutta lähdetään yleensä rakentamaan pala ja toiminto kerrallaan, jolloin projektin koko pysyy helposti hallittavana ja aikataulullisesti järjestelmä saadaan varsin nopeasti käyttöön. Sen jälkeen järjestelmän käyttöä on helppo laajentaa muihinkin toimintoihin. Tiedonhallintaratkaisun käytön myötä hyödyt tulevat konkreettisiksi ja käyttömahdollisuudet omassa organisaatiossa kirkastuvat taas eri tavalla.  

Vaikka tiedonhallinnan rooli eri organisaatioiden menestykselle kasvaa, tiedonhallintaa ei kannata nähdä isona, pelottavana ja vaikeasti hallittavana mörkönä. Pala kerrallaan se norsukin syödään. Jo päätös tarttua härkää sarvista ja nostaa asia pöydälle työstöön on tärkeä ensimmäinen askel. Välittömät hyödyt ovat varmat ja tulevaisuudessa kiität itseäsi päätöksestä panostaa tiedonhallintaan ajoissa. Hyvin hallittu tieto on kilpailuvaltti!

Elina Röyskö

Tiedonhallinnan asiantuntija,

DocuWare Application Consultant

elina.roysko@wellbit.fi

p. 040 762 1126

https://www.wellbit.fi/dokumentinhallinta/

https://www.ricoh.fi/tuotteet/software-apps/office-software/document-workflow/docuware