Mitä metatieto on ja miksi minä käyttäisin sitä?

Mitä metatieto on?

Moni meistä on törmännyt käsitteeseen metatieto, mutta sen merkitys on saattanut jäädä hieman hämäräksi. Joillekin metatieto on se pakollinen työnantajan käskemä lisätietoikkuna, joka on pakko täyttää ennen asiakirjan tallentamista. Joillekin se on loistava tapa tehdä tieto löydettäväksi ja helposti jäsenneltäväksi ja joillekin se on sitten asia, josta en tiedä mitään, eikä minua oikein edes kiinnostakaan… Sen kyllä pitäisi kiinnostaa, jos olet vastuussa organisaatiosi suorituskyvyn ja tehokkuuden parantamisesta tai ylläpitämisestä.

Metatieto on tiivistetysti tietoa tiedosta. Yksinkertaisimmillaan se on vain tiedostonimi ja -pääte ja laajimmillaan se voi olla äärimmäisen kattava otos esimerkiksi taltioitavan aineiston sisällöstä, laatija- tai vastaanottajatiedoista, voimassaoloajoista, hinnoista jne. Se on siis tietoa, joka kulkee tiedoston mukana tai on tallennettuna tietokantaan.

Mitä hyötyä metatiedosta on?

Metatiedolla luodaan perusteet tiedon hakemiselle ja luokittelulle. Erilaiset hakukoneet hyödyntävät metatietoa tiedon etsimisessä. Myös monet työnkulut ja prosessit hyödyntävät metatietoa toimiakseen ihanteellisesti. Asiakirjoihin liittyvä versionhallinta hyödyntää yleensä
metatietoa. Metatieto liittyy olennaisesti myös sähköiseen arkistointiin.

Hyvin määritetyllä metatiedolla löydetään helposti juuri se oikea asiakirja tai muu tieto. Hyvin määritetty metatieto minimoi myös “sähkökatkot”, eli tietoa voidaan siirtää järjestelmien välillä luotettavasti ilman manuaalisia työvaiheita.

Mikä on sopiva määrä metatietoa?

Tarpeellisen metatiedon määrä riippuu yleensä siitä, mitä tiedolla jatkossa tehdään. Turhia tai liian yleisiä metatietoja ei ole järkevä roikottaa mukana. Hyvin suunnitellussa metatietomallissa pärjätään maltillisella määrällä metatietoja haluttujen hakujen ja raportointitarpeiden toteuttamiseksi.

Metatieto ei saa muodostua rasitteeksi loppukäyttäjille, vaan ihannemaailmassa tietojen tulisi täydentyä automaattisesti niin pitkälle kuin mahdollista. Täytyy myös muistaa, että erityyppiselle tiedolle tulisi olla eri määrä metatietoa – ei siis kaikille samaa.

Hyvin suunniteltu metatietomalli mahdollistaa myös esimerkiksi raportoinnin kehittämistä, koska olennainen tieto on vakioidussa muodossa metatietona ja se voidaan noutaa yhteenvetoihin ja vertailuihin erittäin helposti.

Metatiedon hallittavuus ja tuottaminen

Järjestelmät mahdollistavat erilaisia tapoja hallita metatietoja keskitetysti. Tietylle metatiedolle on olemassa vain tietty joukko arvoja, joita voidaan hyväksyä käyttöön – muuten metatiedon hyödyntäminen esimerkiksi raportoinnin helpottamisessa menettää merkityksensä. Jos metatieto noudattaa omaan tuttuun prosessiin liittyviä käsitteitä ja termistöjä, sen hyödyntäminen on henkilöstölle luonnollinen ja helppo asia. Tällöin metatieto perustuu usein otsikkoon tai avainasioihin tai -sanoihin. Käyttäjä voi luonnollisesti kirjoittaa myös tarkennetun kuvauksen aineistosta. Muistisäännöt, ohjeistukset ja koulutukset voivat hieman parantaa ihmisen tekemistä, mutta automatisointi on silti edelleen se varmin tapa hallita kokonaisuutta.

Jos organisaation ydinprosessien metatieto täydentyy tekijästä riippumatta automaattisesti oikein, hyöty on todella
ilmeinen ja inhimillisten virheiden mahdollisuus on käytännössä eliminoitu.

Automatisointi voi perustua käyttäjän tunnistamiseen, hänen
rooliinsa organisaatiossa ja tehtäviin. Ydinprosesseihin liitetyt työnkulut pystyvät poimimaan tarvittavaa metatietoa käyttäjän valintojen perusteella tai jopa tarkastelemalla sisällön tietoja.

Jos tarvittavan tiedon löytäminen tuottaa organisaatiossasi haasteita, helpoin tapa laittaa asia kuntoon on metatiedon hyödyntäminen. Se ei välttämättä edellytä edes suuria järjestelmäinvestointeja, vaan sitä voidaan usein hyödyntää olemassa olevissa palveluissa. Erittäin kustannustehokkaan hyödyn tarjoaa metatiedon käyttöä automatisoiva palvelu, joka mahdollistaa minkä tahansa laajemman palvelun käyttöönoton joko yksinään tai samanaikaisesti. Metatiedon tehokas hyödyntäminen voi siis olla oikotiesi onneen.